Você já parou para pensar no quanto confia o funcionamento da sua empresa aos arquivos digitais? Já imaginou o que aconteceria de fato com a empresa se parte deles fosse perdida por completo? Se você acha que seus arquivos estão perfeitamente seguros e que nada de mau pode acontecer, então é melhor você continuar a ler este artigo.

Talvez seja um pouco mais difícil, nos dias atuais, mensurar o quanto dependemos de arquivos digitais, uma vez que eles estão “invisíveis” acumulados dentro de discos rígidos ou plataformas móveis por aí, enquanto em um passado não muito distante era preciso apenas adentrar em uma sala cheia de pastas cheias de papéis.

Se o medo de nossos antecessores se referia aos incêndios, às enchentes e até às traças, o meio digital, apesar de muito mais seguro, ainda tem seus pontos fracos e precisa ser protegido para evitar uma enorme dor de cabeça futura.

Mas nem sempre é possível impedir a perda, por isso é preciso estar preparado para o pior e contar com salvaguardas para utilizar em tempos de crise. Um desses recursos é a recuperação de arquivos.

Quem guarda tem

O ditado popular ainda tem bastante validade quando pensamos em como lidar com os arquivos da nossa empresa. A recuperação de arquivos costuma ser possível apenas quando os dados foram previamente guardados em segurança; por isso, pensaremos nos três pilares necessários para se construir uma boa política de segurança digital:

  • Ter cópias de segurança de tudo o que possa precisar ser recuperado;
  • Organizar contingências para que nada se perca;
  • Identificar e corrigir as instalações e até os procedimentos que possam gerar perdas de dados.

Ter cópias de segurança de tudo é importante porque, em caso de perda, existe a possibilidade de recuperação, mas é preciso pensar que nem toda perda acontece com os dados sendo simplesmente destruídos em sua origem.

A cópia de segurança, mais conhecida como backup, já é uma prática comum e pode ser feita utilizando mídias externas, como CDs, DVDs, fitas próprias para esse uso, discos externos ou até servidores inteiros dedicados para esse fim – estejam eles dentro das instalações da empresa ou até mesmo fora pelo backup em nuvem.

Assim, caso algum dado desapareça por qualquer tipo de problema, busca-se a cópia e faz-se a recuperação de arquivos para o local original.

Infelizmente, a falta de arquivos, mesmo que apenas por algumas horas, pode fazer com que setores importantes da empresa não consigam operar corretamente, o que pode acarretar em prejuízos financeiros, administrativos e até na imagem da corporação.

Um departamento de recursos humanos parado por algumas horas em dia de pagamento pode trazer problemas irreversíveis, mesmo com a recuperação de arquivos fazendo o seu papel; por isso, é importante trabalhar para não os perder.

Outro problema nem sempre contabilizado por administradores é o risco de arquivos estratégicos caírem nas mãos de terceiros mal-intencionados, o que pode gerar prejuízos incalculáveis, dependendo do tipo de informação perdida e em quais mãos eles foram parar.

Proteção passiva

Proteção passiva é tudo aquilo que você pode fazer para aumentar a segurança dos seus dados. Pense em um cofre. Somente as pessoas realmente autorizadas e de confiança possuem a chave ou a combinação; então, faça o mesmo com os seus arquivos.

Já existe, na maioria dos sistemas operacionais e aplicativos utilizados pela sua empresa, a opção de criar permissões para a manipulação desses arquivos, mas, para determinar corretamente essas regras, é preciso um trabalho feito pelo pessoal de tecnologia em conjunto com os recursos humanos e a administração da empresa.

Definindo quem pode acessar o que, é preciso investir em segurança contra aqueles que tentarão invadir, seja para sequestrar, roubar ou apenas destruir esses dados. Esses invasores podem ser hackers trabalhando diretamente ou programas conhecidos como “cavalos de Troia”, que visam encontrar brechas nos sistemas e abrir portas virtuais para ataques.

Invista em uma política de senhas de difícil detecção e dificulte o caminho com firewalls, roteamentos inteligentes e outras ferramentas que dificultarão a invasão, de forma que não será necessário fazer a recuperação de arquivos, já que eles não serão perdidos.

Proteção ativa

Um sistema é tão poderoso quanto o seu elo mais fraco. Por isso, é bastante importante trabalhar com o lado mais suscetível a falhas em qualquer sistema: o ser humano.

De nada adianta cópias de segurança para a recuperação de arquivos, firewalls de última geração ou senhas difíceis de adivinhar se houver um usuário que pode ser ludibriado a entregar a sua senha para um terceiro mal-intencionado. A engenharia social é a forma mais fácil e mais comum para um hacker obter acesso a uma rede.

Por meio de técnicas de persuasão, que podem variar da simples enganação quando o hacker se identifica como outra pessoa para conseguir o acesso até os níveis que envolvem subornos e outras maneiras, a engenharia social pode causar grandes estragos em arquivos digitais, do tipo que a recuperação de arquivos pouco pode corrigir.

Nesse tipo de ataque, o hacker normalmente quer os dados para utilizar a informação neles contida, seja vendendo para outros ou utilizando em outros tipos de atividades ilícitas. O prejuízo pode ser imenso, já que clientes e fornecedores cofiam certas informações às empresas acreditando que esses dados estão seguros.

Quando há um vazamento, os danos podem envolver compensações financeiras, contratos quebrados, processos na justiça, além da óbvia degradação na imagem da companhia.

Para evitar essa prática, treine os usuários internos, mas também os submeta a contratos de confidencialidade quando necessário. Além disso, crie políticas para que a renovação de senhas e acessos seja constante, lembrando sempre de apagar todos os acessos de usuários que já não fazem parte do sistema.

Todo cuidado é pouco quando se trata da segurança das suas informações digitais.

Para saber mais sobre segurança digital e recuperação de arquivos, entre em contato conosco em uma das várias formas disponíveis. Você precisa saber mais sobre esse assunto para manter a sua empresa segura e nós estamos aqui para ajudar.

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